TEKNIK PENDOKUMENTASIAN

Teknik pendokumentasian kebidanan

A.PENGERTIAN TEKNIK PENDOKUMENTASIAN

Tehnik pendokumentasian adalah merupakan cara menggunakan dokumentasi dalam penerapan proses asuhan.

Ada 2 (dua) macam tehnik pendokumentasian, yaitu :

1. TEKNIK  NARATIEF

Bentuk naratif merupakan teknik pencatatan tradisional yang bertahan paling lama serta merupakan sistem pencatatan yang fleksibel. Karena suatu catatan naratif dibentuk oleh sumber asal dari dokumentasi maka sering dirujuk sebagai dokumentasi berorientasi pada sumber. Sumber atau asal dokumen dapat siapa saja dari petugas kesehatan yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi. Setiap narasumber memberikan hasil observasinya menggambarkan aktivitas dan evaluasinya yang unik. Cara penulisan ini mengikuti dengan ketat urutan kejadian/kronologis. Biasanya kebijakan institusi menggariskan siapa mencatat/melaporkan apa, bagaimana sesuatu akan dicatat dan harus dicatat dimana. Ada lembaga yang telah dirancang khusus untuknya, misalnya catatan dokter atau petugas gizi.

Berhubung sifatnya terbuka catatan naratif (orientasi pada sumber data) sehingga dapat digunakan pada setiap kondisi klinis. Tidak adanya struktur yang harus diikuti memungkinkan bidan mendokumentasikan hasil observasinya yang relevan dengan kejadian kronologis.

Tehnik narative merupakan tehnik yang dipakai untuk mencatat perkembangan pasien dari hari ke hari dalam bentuk narasi, yang mempunyai beberapa keuntungan dan kerugian.
1.Keuntungan
a. Membuat dokumentasi yang kronologis sehingga membantu mengintepretasikan atau penafsiran secara berurutan dari kejadian asuhan/tindakan yang dilakukan (setiap masalah minimal ditulis satu kali setiap giliran jaga dan setiap masalah di beri nomor sesuai waktu yang ditemukan)
b. Memberi kebebasan kepada petugas (bidan) untuk memilih dan mencatat bagaimana informasi yang akan dicatat menurut gaya yang disukainya (catatan menunjukkan kredibilitas profesional)
c. Format menyederhanakan proses dalam mencatat masalah, kejadian perubahan, intervensi, reaksi pasien dan outcomes (proses pencatatan sederhana)                                                          .
d.Mudah ditulis dan sudah di kenal bidan                                         

e.Bila di tulis secara tepat dapat mencakup seluruh kondisi pasien                                               
f. Mudah di kombinasi dengan model lain

2. Kerugian
a. Memungkinkan terjadinya fragmentasi kata–kata yang berlebihan, kata yang tidak berarti, pengulangan dibutuhkan dari setiap sumber sehingga terjadi tumpang tindih.
b. Membutuhkan waktu yang panjang untuk menulis dan membaca catatan tersebut.
c. Pencatanan yang tidak terstruktur dapat menjadikan data simpang siur.
d. Terkadang sulit untuk memperoleh kembali informasi tanpa mereview catatan tersebut.
e. Memerlukan review catatan dari sebagaian sumber untuk menentukan kondisi pasien secara keseluruhan.
f. Pencatatan terbatas pada kemampuan bidan dalam mengungkapkan data yang diperoleh.
g. Urutan kejadian atau kronologis dapat menjadi lebih sulit diinterpretasi karena informasi yang berhubungan mungkin tidak didokumentasikan ditempat yang sama.

3. Pedoman dalam tehnik narative :
a. Gunakan batasan-batasan standar
b. Ikuti langkah-langkah proses asuhan
c. Buat suatu periode waktu tentang kapan petugas melakukan tindakan
d. Catat pernyataan evaluasi pada waktu khusus

4. Pendokumentasian dengan teknik naratif terdiri dari 6 bagian, yaitu :
a. Lembar penerimaan
b. Lembar muka
c. Lembar instruksi dari dokter
d. Lembar riwayat penyakit
e. Lembar catatan perawat
f. Lembar catatan lainnya

5.Memperhatikan beberapa hal dalam pencatatan naratif ini, yaitu :
1) Pakai terminologi yang sudah lazim dipakai, misalnya : pengkajian, perencanaan, diagnosa, prognosa, evaluasi dll

2) Dalam pencatatan perhatikan langkah-langkah : kumpulkan data subjektif, data objektif, kaji kebutuhan pasien dan tentukan diagnosa, prognosa, kemudian buat perencanaan asuhan/tindakan dengan memberi batasan waktu untuk pencapaian hasil yang diprediksi/perkembangan yang diharapkan atau waktu untuk evaluasi, laksanakan rencana itu dan perhatikan perkembangan pasien atau responnya terhadap tindakan kebidanan/keperwatan kemudian evaluasi sesuai rencana yang ditetapkan, kaji ulang seluruh proses dan revisi rencana kalau dinilai perlu

3) Tulis, perbaiki/sempurnakan dan pertahankan rencana asuhan sebagai bagian dari catatan anda

4) Buat penilaian anda secara periodik dan monitor kondisi fisik dan psikologis pasien dan tindakan perawatan misalnya melaksanakan rencana medik/dokter, penyuluhan pasien dan perkembangan pasien

5) Catat semua pernyataan evaluasi pada saat tertentu misalnya waktu masuk, pindah pulang atau pada saat adanya perubahan situasi/kondisi

6. Contoh pencatatan naratif:
(Tangal 12 Mei 2004, di KIA puskesmas)

Ibu Yanti, hamil yang kedua kalinya, yang pertama lahir di dukun, anak sekarang umur 2½ tahun, sehat. Waktu lahir ada perdarahan, tidak banyak, kata dukun itu biasa. Sejak Januari 2004 tidak menstruasi, Desember 2003 masih dapat, hanya 3 hari, biasanya 5 hari Sekarang masih mual, kadang muntah, tidak ada mules-mules, hanya kadang-kadang rasa kencang di perut bawah. Ibu tidak bekerja di luar rumah, kadang membantu ke sawah, masak, mencuci pakaian dilakukan sendiri, menyusui anak pertama sampai 2 tahun, suami tani, tamat SD, tinggal  serumah dengan kedua orang mertua.

2. TEKNIK FLOW SHEET/CHECKLIST

Flowsheet merupakan salah satu bentuk catatan perkembangan yang berisi hasil observasi dan tindakan. Flow sheet memungkinkan petugas untuk mencatat hasil observasi atau pengukuran yang dilakukan secara berulang yang tidak perlu ditulis secara narative, termasuk data klinik klien. Flow sheet merupakan cara tercepat dan paling efisien untuk mencatat informasi, selain itu tenaga kesehatan akan dengan mudah mengetahui keadaan klien hanya dengan melihat gravik yang terdapat pada flow sheet. Flow sheet atau checklist biasanya lebih sering digunakan di unit gawat darurat.

Dalam menjalankan tugasnnya, bidan dituntut untuk memberikan asuhan kebidanan danmendokumentasikannya. Banyak sekali waktu yang dibutuhkan untuk mendokumentasikan sernua asuhan yang telah diberikan oleh seorang bidan. Untuk mengurangi beban dan banyaknya waktu yang dibutuhkan bidan untuk melakur;an pencatatan secara naratif, dibuatlah teknik pencatatan lembar alur. Lembar alur atau flowsheet dan checklist ini digunakan untuk mengumpulkan hasil pengkajian data dan mendokumentasikan implementasi kebidanan. Jika lembar alur ini dipergunakan dengan tepat, maka akan banyak menghemat waktu bidan untuk mencatat. Pendokumentasian hasil pengkajian data dan asuhan yang bersifat rutin akan menghabiskan banyak waktu bidan. Data yang bersifat rutin ini dapat didokumentasikan secara ringkas dengan menggunakan lembar alur. Penting di sini untuk tidak menulis ulang data di dalam lembar alur ke dalam catatan perkembangan, karena sama saja hal ini akan mengabaikan tujuan pembuatan lembar alur dan melakukan pekerjaan yang sia-sia.

Tujuan pencatatan menggunakan teknik lembar alur ini, antara lain : untuk kecepatan dan efisiensi pendokumentasian data dan asuhan, menggabungkan data yang jika tidak dikumpulkan akan tersebar dalam rekam medis pasien, mempermudah kontinuitas asuhan, mengurangi duplikasi dalam pencatatan, melindungi aspek legal pasien dan bidan, dapat melakukan pengkajian data pasien dengan cepat, mudah membandingkan data pasien dan mendokumentasikan informasi yang akan digunakan dalam mengevaluasi keefektivan asuhan.

Format pencatatan dalam lembar alur kebanyakan berupa grafik atau cheklist. Data yang bisa didokumentasikan : pola pemenuhan kebutuhan sehari-hari, kebutuhan asuhan kebidanan, tanda-tanda vital, monitor keseimbangan cairan dan elektrolit tubuh, nutrisi, pengkajian kulit dan sistem tubuh, kadar glukose urine dan darah. Lembar alur juga bisa digunakan untuk mendokumentasikan hasil observasi dan tindakan kebidanan, kaitannya dengan data dasar, catatan pengobatan, perkembangan.

1. Keuntungan
a. Meningkatkan kualitas pencatatan observasi
b. Memperkuat aspek legal
c. Memperkuat atau menghargai standar asuhan
d. Menjadikan dokumentasi kebidanan lebih tepat
e. Mengurangi fragmentasi data pasien dan asuhan
f. Membatasi narasi yang terlalu luas

2. Kerugian
a. Memperluas catatan medik dan menciptakan penggunaan penyimpanan
b. Memungkinkan duplikasi data, rancangan dan format
c. Tidak ada ruang untuk pencatatan tentang kejadian yang tidak biasa terjadi dan bertahan untuk menggunakan lembar alur

3. Syarat lembar alur/flow sheet/checklist
Agar lembar alur/flow sheet/checklist sesuai dengan standar, maka harus memenuhi syarat sebagai berikut :
a. Perhatikan dan ikuti petunjuk menggunakan format khusus
b. Lengkapi format dengan kata kunci
c. Gunakan tanda cek (V) atau (X) pada waktu mengidentifikasi bahwa parameter telah diobservasi/ diintervensi
d. Jangan tinggalkan lembar checklist dalam keadaan kosong. Tulis 0 untuk mengidentifikasi bahwa parameter tidak diobservasi
e. Tambahkan uraian secara detail jika diperlukan
f. Pertahankan agar letak lembar alur tepat dilokasi yang tersedia (rekam medis)
g. Beri tanda tangan dan nama jelas pemberi asuhan
h. Dokumentasikan waktu dan tanggal data masuk

4. Catatan ini dibuat secara singkat dan jelas serta mengandung elemen
a. Kolom untuk menempatkan tanda ceklist
b. Inisial orang yang melakukan pengkajian
c. Tanda tangan orang yang melakukan pengkajian
d. Tanggal dan waktu saat memasukkan data

            Keterbatasan dari teknik flowsheet dan checklist ini, antara lain: Catatan medik pasien menjadi lebih banyak, sehingga menimbulkan masalah pada saat penggunaan dan penyimpanan, Potensial terjadi duplikasi catatan, antara lain catatan perawatan di ruang ICU dan catatan pengobatan, Desain ini memungkinkan adanya bagian yang tidak diisi. Bagian yang kosong ini potensial menimbulkan kesalahan saat melakukan interpretasi dan memunculkan tanda tanya, Keterbatasan ruang untuk melakukan pencatatan secara menyeluruh terhadap kejadian luar biasa

dan adanya penolakan terhadap penggunaan model flowsheet.

Desain dan bagian umum dalam flow sheets dan checklist, antara lain :
1.Kolom untuk nama petugas yang melakukan pemeriksaan atau tindakan.
2.Hasil pengkajian, KIE, observasi, tindakan, dan lain-lain.
3.Hasil observasi atau intervensi khusus.
4.Nama pasien, waktu (tanggal, bulan dan tahun), nama bidan dan tanda tangan.
5.Hanya menuliskan judul tindakan, sedangkan penjabaran lebih lanjut diuraikan secara narasi. Misalnya: mengobati luka bakar. Ganti balutan lihat pada catatan perkembangan.

Menurut Iyer and Camp (2005), proses merancang lembar alur dengan tepat sangat bervariasi. Beberapa anjuran umum dalam merancang sebuah lembar alur, adalah :
1.Tentukan seberapa banyak ruangan yang diperlukan untuk isi format.
2.Rancang sebuah format yang mudah dibaca dan digunakan.
3.Tentukan apakah format tersebut akan digunakan secara vertikal atau horisontal.
4.Gunakan huruf yang dicetak tebal dan miring untuk menekailkan judul bagian atau informasi penting lainnya.
5.Pertimbangkan untuk memberi jarak antar informasi.
6.Tentukan apakah format tersebut akan lebih dari satu halaman.
7.Pertimbangkan apakah informasi dalam format tersebut akan dikomunikasikan antar bagian.
8.Sediakan lembar alur kosong untuk masing-masing pasien agar memungkinkan individualisasi data dan pendokumentasian asuhan pada pasien.
9.Jika catatan perkembangan rnultidisiplin tidak digunakan, pertimbangkan pemberian ruang kosong untuk catatan - ¬catatan tersebut di halaman sebaliknya lembar alur tersebut.
10.Pertahankan struktur dasar format lembar alur untuk menggambarkan standar asuhan yang diberikan kepada pasien adalah sama.
11.Berfikir global saat membuat atau merevisi sebuah format, hindari merancang format tanpa berkonsultasi ke profesi/unit lain.
12.Libatkan staf sistem informasi komputer untuk meninjau ulang konsep lembar alur.
13.Dapatkan masukan dari anggota staf yang akan menggunakan format tersebut.
14.Lakukan koreksi awal secara cermat terhadap format yang telah dibuat.
15.Harus disadari bahwa pembuatan dan penerapan format lembar alur membutuhkan waktu lama, sehingga perlu alokasi waktu yang cukup.